Sabtu, 06 Oktober 2012
10-manajemen sumber informasi
IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang
mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola
dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain
seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Informasi merupakan salah
satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber
lain.
IRM (Information Resource Management) merupakan
metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang
berkualitas.
1. IRM SEPERTI
HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER
Informasi adalah salah satu sumber utama dari
perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi
adalah sumber konseptual yang menggambarkan sumber-sumber fisik yang
harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk
diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan
informasi yang menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.
2. IRM
MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI
Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan
oleh manajemen puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya
perhatian harus ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan.
Pandangan ini menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan
untuk menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas. Dasar
dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan semua
informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya dilkakuan dengan satu
usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS pertama kali dilakukan,
yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi
seluruh organisasi. Kita telah mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut
umumnya gagal dan mendorang diketemukannya DSS.
3. IRM SEBAGAI
MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI
Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka
perhatian diarahakan kepada sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi
dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola komputernya, databasenya,
spesialis informasinya, dan sebagainya.hal ini menyatakan bahwa
perusahaan dapat dikelabui untuk percaya bahwa informasinya telah dikelola,
pada kenyataanya tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam
manajemen sumber, yang hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai komoditi
yang dihasilkan oleh sumber tersebut yaitu informasi.
Mehdi Khosrowpour mengemukakan bahwa definisi IRM
adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber
oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama
seperti sumber organisasional dominan yang lain, seperti orang, bagan,
keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya
manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi
maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses,
menyebarkan, dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang
utama.
Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam
lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok,
pemerintah, dan pesaing. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik
dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan
pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan
perusahaan dengan pesaingnya.
Tujuan utama dari perusahaan adalah menghasilkan
keuntungan dan memelihara operasi kerjanya, sehingga dapat terus memberikan
produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya.
Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan
oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala,
namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara
aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.
Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat
menghasilkan keuntungan kompetitif. Dengan cara memfokuskan para pelanggan
& membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara
perusahaan dan elemen lingkungannya. Arus Informasi antara perusahaan dan
pelanggan :
- Informasi
yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi
yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi
yang menerangkan kepuasan produk
Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk
mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih
dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan
harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan
sumber-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan
datang dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for
Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya
hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencana untuk
sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan
mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan
penggunaan komputer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan
pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secara bertahap.
Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara
tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi.
Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan. Perencanaan
yang digunakan Top Down :
a) BSP IBM (Business
System Planning)merupakan Pendekatan studi total, Setiap manajer diinterview
untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai
dengan kebutuhan informasi.
b) CSF (Critical Success
Factor), merupakan Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci
keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan
c) Transformasi
susunan strategis, merupakan Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan
dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
Proses pentransformasian dari susunan strategi
organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi
SIM
Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi
perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi
pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian
sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk
mikrokomputer. Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan
oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus.
Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah
dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber
luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Selain
itu juga ada yang mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk
mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . Salah satu study
pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT
dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200
end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis yaitu:
a) End-User
Non-Pemrograman, merupakan Pemakai (user) hanya mempunyai pemahaman komputer
yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan hanya menggunakan sofware
yang telah dibuat oleh orang lain. User ini berkomunikasi dengan hadware dengan
bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
b) User Tingkatan
Perintah, yaitu Pemakai (user) yang menggunakan sofware tertulis yang telah
tersedia, selain itu juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat
laporan khusus.
c) Progemmer
End-User, yaitu pemakaian (user) yang dapat menulis programnya sendiri
dan menggunakan bahasa programan. Karena mempunyai pemahaman komputer yang lebih
baik, biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai
tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis
keuangan, dan insiyur.
d) Personel Pendukung
Fungsional, merupakn Pemakai yang ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan
menangani penggunaan komputer. Dan mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti
yang ada di unit pelayanan informasi.
e) Personel Pendukung
Komputerisasi End-User, yaitu Spesialis informasi yang ditugaskan di unit
pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
f) Programmer DP,
merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi,
yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya
diberikan untuk menentukan harga kontrak.
Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk
menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan
output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal yang
sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes
Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario,
dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi mereka
terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan Flannery:
- User tingatan perintah
- Pemrograman end-user
- Personel pendukung fungsional
Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user
lebih berusaha menerapkan aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri
atau kebutuhan informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi
perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan aplikasi
pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice mail dan video
conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan secara umum. Juga, end-user
sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert system karena sistem ini mempunyai
sifat khusus.
Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya
terbatas pada aplikasi DSS dan otomatisasi kantor, seperti word processing,
pengiriman elektronik, dan pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan
dengan sekelompok kecil pemakai.
Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin
dikembangkan dan yang mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal
ini akan menjadi teka-teki bagi arah perkembangan en-user computing. Ia
membrikan indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan
berdampingan dimasa mendatang.
Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user
computing telah mendapatkan popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka
menjadi lebih canggih. Kita telah melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan
tahapan siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan
perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat dilakukan untuk
mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.
Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada
University of Calgary, dan Barbara Marin, seorang konsultan free-lance,
menjelaskan bagaiman aplikasi end-user berevolusimelalui tahapan pertumbuhan
dan menjadi lebih matang pada setiap tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan
kematangan dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan aplikasi-aplikasi
untuk saling berinterface melalui transfer data.
Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap
aplikasi sebagai entry yang terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang
sedikit dari sistem dan pemakai ini menggunakan sistem tersebut terutama untuk
mendapatkan pengenalan dengan pemrosesan komputer.
Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis
antara sistem-sistemnya. Dalam usahanya untuk memadukan sistem tersebut,
pemakai biasanya akan memasukkan kembalioutput dari satu sistem untuk meberikan
input kepada sistem lain.
Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data
diantara mereka dan dengan fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian,
pertukaran ini dilakukan dengan mentransfer file dari satu program ke program
yang lain biasanya dalam bentuk disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE
sebagai input bagi spreadsheet 1-2-3. jika pelayanan informasi tidak menentukan
standar untuk aktivitas ini, maka pemakai mebuat standarnya sendiri.
Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data
dengan database sentral dengan menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini
dilakukan oleh DBMS yang mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan
mengunakan system ini, pemakai harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan
oleh pelayanan informasi.
Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang
paling tinggi ini, aplikasi end-user berada pada tingkat organisasional,
kelompok kerja, dan pemakai perorangan. Database terpisah didistribusikan ke
seluruh perusahaan pada setiap tingkat, dan integrasi dilakukan oleh DBMS
terdistribusi.
Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2
dari University British Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user
computing di 47 organisasi, dan mendapati bahwa tak ada perusahaan yang
dijadikan obyek studi tersebut telah mencapai tahap kematangan integrasi
terdistribusinya. Mungkin hal tersebut disebabkan adanya kebutuhan DBMS yang
lebih canggih untuk mendukung database terdistribusinya. Namun demikian, muff,
Munro, dan Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa, “walaupun dengan alat
yang lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum diketahui – yang
berada diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias dijelajahi oleh pemakai.
Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan
informasi terlalu banyak muatan kerja dan disitu terdapat antrean panjang
pekerjaan yang menunggu pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan pelayanan
informasi ini merupakan sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular,
dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya
sendiri.
Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan
hardware dan software. Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software
pengembangan aplikasi dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali
tidak usah melalui channel yang resmi.
Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi juga
merupakan faktor menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang semakin
banyak pemakai yang telah mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan
mereka mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak
ragu-ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.
Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai
diperolehnya kemampuan untuk melakukan kontrol yag lebih cermat atas
komputerisasi mereka. Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka
terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan
penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.
Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya
pemrosesan. Situadi ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan
pengembangan dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem
tersebut, dan biaya tersebut diangap terlalu tinggi.
Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor.
Phillip Ein-Dor dan Eli Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan
data dari 21 perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi
end-user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.
End-user computing memberika kuntunga baik kepada
perusahaan maupun pemakai. Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan
memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada
end-user. Hal ini memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan
sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk
selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih mempunyai waktu
untuk memelihara sistem yang telah berada pada komputer.
Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi
dalam proses pengembangan bisa mengatasi masalah yang telah menggangu
pengimpleentasian sepanjang era komputer – yaitu komunikasi. Banyak pemakai
yang tidak memahami jargon komputer yang diungkapkan spesialis informasi, dan
banyak spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau tanggung jawab
pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan lebh baik
dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem mereka sendiri,
mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan
memiliki – “ini adalah sistem saya.”
Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah
bahwa akan tercapainya tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih
tinggi. Sedangkan keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan
kebutuhan pemakai dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang
dibutuhkan oleh pemakai.
Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan
end-user computing yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan
inovasi dalam penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk
memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.
Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan
atau pembangunan pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang
dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal ini harus diikuti oleh
perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu
contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan
tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan.
Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.
Kesimpulan
Pada
pembahasan kali ini kita akan membahas tentang manajemen sumber
informasi(IRM) , IRM adalah
konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber
organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama
seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan
& manajemen. Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan
& dapat dikelola seperti halnya sumber lain.IRM (Information Resource
Management) merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan
sistem yang berkualitas. Mehdi Khosrowpour mengemukakan bahwa definisi IRM
adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber
oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama
seperti sumber organisasional dominan yang lain, seperti orang, bagan,
keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya
manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi
maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan,
dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama.
referensi
1.
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/manajemen-sumber-informasi-irm-2/
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
0 komentar:
Posting Komentar