Sabtu, 06 Oktober 2012
10-manajemen sumber informasi
IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang
mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola
dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain
seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Informasi merupakan salah
satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber
lain.
IRM (Information Resource Management) merupakan
metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang
berkualitas.
1. IRM SEPERTI
HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER
Informasi adalah salah satu sumber utama dari
perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi
adalah sumber konseptual yang menggambarkan sumber-sumber fisik yang
harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk
diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan
informasi yang menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.
2. IRM
MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI
Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan
oleh manajemen puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya
perhatian harus ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan.
Pandangan ini menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan
untuk menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas. Dasar
dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan semua
informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya dilkakuan dengan satu
usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS pertama kali dilakukan,
yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi
seluruh organisasi. Kita telah mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut
umumnya gagal dan mendorang diketemukannya DSS.
3. IRM SEBAGAI
MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI
Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka
perhatian diarahakan kepada sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi
dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola komputernya, databasenya,
spesialis informasinya, dan sebagainya.hal ini menyatakan bahwa
perusahaan dapat dikelabui untuk percaya bahwa informasinya telah dikelola,
pada kenyataanya tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam
manajemen sumber, yang hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai komoditi
yang dihasilkan oleh sumber tersebut yaitu informasi.
Mehdi Khosrowpour mengemukakan bahwa definisi IRM
adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber
oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama
seperti sumber organisasional dominan yang lain, seperti orang, bagan,
keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya
manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi
maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses,
menyebarkan, dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang
utama.
Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam
lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok,
pemerintah, dan pesaing. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik
dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan
pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan
perusahaan dengan pesaingnya.
Tujuan utama dari perusahaan adalah menghasilkan
keuntungan dan memelihara operasi kerjanya, sehingga dapat terus memberikan
produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya.
Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan
oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala,
namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara
aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.
Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat
menghasilkan keuntungan kompetitif. Dengan cara memfokuskan para pelanggan
& membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara
perusahaan dan elemen lingkungannya. Arus Informasi antara perusahaan dan
pelanggan :
- Informasi
yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi
yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi
yang menerangkan kepuasan produk
Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk
mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih
dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan
harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan
sumber-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan
datang dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for
Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya
hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencana untuk
sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan
mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan
penggunaan komputer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan
pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secara bertahap.
Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara
tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi.
Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan. Perencanaan
yang digunakan Top Down :
a) BSP IBM (Business
System Planning)merupakan Pendekatan studi total, Setiap manajer diinterview
untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai
dengan kebutuhan informasi.
b) CSF (Critical Success
Factor), merupakan Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci
keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan
c) Transformasi
susunan strategis, merupakan Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan
dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
Proses pentransformasian dari susunan strategi
organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi
SIM
Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi
perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi
pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian
sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk
mikrokomputer. Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan
oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus.
Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah
dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber
luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Selain
itu juga ada yang mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk
mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . Salah satu study
pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT
dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200
end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis yaitu:
a) End-User
Non-Pemrograman, merupakan Pemakai (user) hanya mempunyai pemahaman komputer
yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan hanya menggunakan sofware
yang telah dibuat oleh orang lain. User ini berkomunikasi dengan hadware dengan
bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
b) User Tingkatan
Perintah, yaitu Pemakai (user) yang menggunakan sofware tertulis yang telah
tersedia, selain itu juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat
laporan khusus.
c) Progemmer
End-User, yaitu pemakaian (user) yang dapat menulis programnya sendiri
dan menggunakan bahasa programan. Karena mempunyai pemahaman komputer yang lebih
baik, biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai
tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis
keuangan, dan insiyur.
d) Personel Pendukung
Fungsional, merupakn Pemakai yang ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan
menangani penggunaan komputer. Dan mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti
yang ada di unit pelayanan informasi.
e) Personel Pendukung
Komputerisasi End-User, yaitu Spesialis informasi yang ditugaskan di unit
pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
f) Programmer DP,
merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi,
yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya
diberikan untuk menentukan harga kontrak.
Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk
menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan
output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal yang
sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes
Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario,
dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi mereka
terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan Flannery:
- User tingatan perintah
- Pemrograman end-user
- Personel pendukung fungsional
Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user
lebih berusaha menerapkan aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri
atau kebutuhan informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi
perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan aplikasi
pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice mail dan video
conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan secara umum. Juga, end-user
sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert system karena sistem ini mempunyai
sifat khusus.
Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya
terbatas pada aplikasi DSS dan otomatisasi kantor, seperti word processing,
pengiriman elektronik, dan pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan
dengan sekelompok kecil pemakai.
Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin
dikembangkan dan yang mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal
ini akan menjadi teka-teki bagi arah perkembangan en-user computing. Ia
membrikan indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan
berdampingan dimasa mendatang.
Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user
computing telah mendapatkan popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka
menjadi lebih canggih. Kita telah melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan
tahapan siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan
perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat dilakukan untuk
mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.
Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada
University of Calgary, dan Barbara Marin, seorang konsultan free-lance,
menjelaskan bagaiman aplikasi end-user berevolusimelalui tahapan pertumbuhan
dan menjadi lebih matang pada setiap tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan
kematangan dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan aplikasi-aplikasi
untuk saling berinterface melalui transfer data.
Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap
aplikasi sebagai entry yang terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang
sedikit dari sistem dan pemakai ini menggunakan sistem tersebut terutama untuk
mendapatkan pengenalan dengan pemrosesan komputer.
Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis
antara sistem-sistemnya. Dalam usahanya untuk memadukan sistem tersebut,
pemakai biasanya akan memasukkan kembalioutput dari satu sistem untuk meberikan
input kepada sistem lain.
Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data
diantara mereka dan dengan fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian,
pertukaran ini dilakukan dengan mentransfer file dari satu program ke program
yang lain biasanya dalam bentuk disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE
sebagai input bagi spreadsheet 1-2-3. jika pelayanan informasi tidak menentukan
standar untuk aktivitas ini, maka pemakai mebuat standarnya sendiri.
Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data
dengan database sentral dengan menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini
dilakukan oleh DBMS yang mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan
mengunakan system ini, pemakai harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan
oleh pelayanan informasi.
Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang
paling tinggi ini, aplikasi end-user berada pada tingkat organisasional,
kelompok kerja, dan pemakai perorangan. Database terpisah didistribusikan ke
seluruh perusahaan pada setiap tingkat, dan integrasi dilakukan oleh DBMS
terdistribusi.
Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2
dari University British Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user
computing di 47 organisasi, dan mendapati bahwa tak ada perusahaan yang
dijadikan obyek studi tersebut telah mencapai tahap kematangan integrasi
terdistribusinya. Mungkin hal tersebut disebabkan adanya kebutuhan DBMS yang
lebih canggih untuk mendukung database terdistribusinya. Namun demikian, muff,
Munro, dan Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa, “walaupun dengan alat
yang lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum diketahui – yang
berada diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias dijelajahi oleh pemakai.
Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan
informasi terlalu banyak muatan kerja dan disitu terdapat antrean panjang
pekerjaan yang menunggu pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan pelayanan
informasi ini merupakan sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular,
dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya
sendiri.
Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan
hardware dan software. Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software
pengembangan aplikasi dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali
tidak usah melalui channel yang resmi.
Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi juga
merupakan faktor menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang semakin
banyak pemakai yang telah mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan
mereka mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak
ragu-ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.
Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai
diperolehnya kemampuan untuk melakukan kontrol yag lebih cermat atas
komputerisasi mereka. Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka
terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan
penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.
Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya
pemrosesan. Situadi ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan
pengembangan dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem
tersebut, dan biaya tersebut diangap terlalu tinggi.
Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor.
Phillip Ein-Dor dan Eli Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan
data dari 21 perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi
end-user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.
End-user computing memberika kuntunga baik kepada
perusahaan maupun pemakai. Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan
memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada
end-user. Hal ini memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan
sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk
selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih mempunyai waktu
untuk memelihara sistem yang telah berada pada komputer.
Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi
dalam proses pengembangan bisa mengatasi masalah yang telah menggangu
pengimpleentasian sepanjang era komputer – yaitu komunikasi. Banyak pemakai
yang tidak memahami jargon komputer yang diungkapkan spesialis informasi, dan
banyak spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau tanggung jawab
pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan lebh baik
dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem mereka sendiri,
mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan
memiliki – “ini adalah sistem saya.”
Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah
bahwa akan tercapainya tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih
tinggi. Sedangkan keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan
kebutuhan pemakai dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang
dibutuhkan oleh pemakai.
Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan
end-user computing yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan
inovasi dalam penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk
memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.
Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan
atau pembangunan pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang
dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal ini harus diikuti oleh
perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu
contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan
tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan.
Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.
Kesimpulan
Pada
pembahasan kali ini kita akan membahas tentang manajemen sumber
informasi(IRM) , IRM adalah
konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber
organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama
seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan
& manajemen. Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan
& dapat dikelola seperti halnya sumber lain.IRM (Information Resource
Management) merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan
sistem yang berkualitas. Mehdi Khosrowpour mengemukakan bahwa definisi IRM
adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber
oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama
seperti sumber organisasional dominan yang lain, seperti orang, bagan,
keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya
manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi
maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan,
dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama.
referensi
1.
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/manajemen-sumber-informasi-irm-2/
9-siklus hidup sistem
Siklus hidup sistem (system life
cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem
atau subsistem informasi berbasis komputer.Dilakukan dengan strategi Top-Down
Design.
Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :
1. Tahap Perencanaan
2. Tahap Analisis
3. Tahap Rancangan
4. Tahap Penerapan
5. Tahap Penggunaan
Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :
A. Tanggung Jawab Eksekutif
Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.
Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komite tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM.
Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :
a. menetapkan kebijakan
b. menjadi pengendali keuangan
c. menyelasaikan pertentangan
Keuntungan yang dicapai :
· semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.
· Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.
Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer.
Adapun tahap-tahap dalam siklus hidup sistem yaitu:
Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :
· Menentukan lingkup dari proyek
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak, Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.
· Mengenali berbagai area permasalahan potensial
Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.
· Mengatur urutan tugas
Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.
· Memberikan dasar untuk pengendalian
Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.
Ketika perencanaan selesai dan mekanisme
pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah
ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan
untuk merancang sistem baru atau diperbarui.Adapun tahapannya yaitu :
1. Mengumumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :
a. alasan perusahaan melaksanakan proyek
b. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2. Mengorganisasikan Tim Proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.
3. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei).
4. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,
· Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
· Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
· Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).
5. Menyiapkan Usulan Rancangan
Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.
6. Menerima atau Menolak Proyek Rancangan
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data
yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan
dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatann yang akan digunakan.
Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :
1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci
2. Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
3. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi system
4. Memilih konfigurasi terbaik
5. Menyiapkan usulan penerapan
6. Menyetujui atau menolak penerapan system
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan
mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu
sistem yang bekerja. Adapun tahapannya yaitu :
1. Merencanakan penerapan;
Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.
2. Mengumumkan penerapan;
Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama mereka.
3. Mendapatkan sumber daya perangkat keras;
Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui.
Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal. Programmer dapat menyiapkan dokumentasi yang lebih rinci seperti flowchart atau bahasa semu (psedudo code) yang terstruktur, dilakukan pengkodean, dan pengujian program. Hasil akhirnya adalah software library dari program aplikasi. Jika perangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software) dibeli, pemilihan pemasok perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih pemasok perangkat keras, yaitu RFP dan Usulan.
5. Menyiapkan database;
Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuk semua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database.
6. Menyiapkan fasilitas fisik;
Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan.
7. Mendidik peserta dan pemakai;
operator entry data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya. Semuanya harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan harus dijadualkan jauh setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.
8. Menyiapkan usulan cutover;
Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover.
9. Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru;
Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut.
10. Masuk ke sistem baru.
Ada 4 pendekatan dasar (cutover), yaitu :
a. Percontohan (pilot) yaitu suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
b. Serentak (immediate) merupakan pendekatan yang paling sederhana yakni beralih dari sistem lama ke sistem baru pada saat yang ditentukan.
c. Bertahap (phased), sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu.
d. Paralel (parallel), mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Akan memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.
Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :
1. Menggunakan system
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
2. Audit system
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja.
3. Memelihara system
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan.
4. Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan interen sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.
5. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang system
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.
Prototype memberikan ide bagi pembuat dan pemakai
potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses akan
menghasilkan prototype (prototyping).
Daya tarik prototype, yaitu :a. Komunikasi antar analis sistem dengan pemakai membaik.
b. Analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.
c. Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.
d. Lebih efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.
e. Penerapan lebih mudah.
Potensi kegagalan prototype, yaitu :
a. Bersifat tergesa-gesa.
b. Berharap sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.
c. Prorotipe I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.
d. User interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.
Penerapannya mempunyai prospek yang baik, dengan karakteristik sebagai berikut :
a. Risiko tinggi
b. Pertimbangan interaksi pemakai
c. Jumlah pemakai banyak
d. Dibutuhkan penyelesaian yang cepat
e. Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek
f. Sistem yang inovatif
g. Perilaku pemakai yang sukar ditebak.
Kesimpulan
Pada
pembahasan kali ini kita akan membahas tentang siklus hidup sistem , Siklus
hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti
dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.Dilakukan
dengan strategi Top-Down Design. Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh
manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem,
pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung
jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan
besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup system.yaitu, Tanggung Jawab Eksekutif, Komite Pengarah SIM
(steering committee MIS – SC MIS)
dan Kepemimpinan Proyek
Referensi
1.
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/siklus-hidup-sistem-11/
Langganan:
Postingan (Atom)